Översättning med apostille

Översättning med apostille är en kombination av två arbetsmoment: att handlingen översätts till målspråket och att kedjan sluts med apostillepåteckningen. I vilken ordning de två momenten utförs är processens mest kritiska punkt och den där flest fel begås.

Först översättning eller först apostille?

Det finns inget enda rätt svar; svaret beror på vart handlingen ska. Det finns två grundscenarier. I det första hämtas apostillen till originalhandlingen och därefter översätts den apostillerade handlingen i sin helhet; den vägen väljs när mållandet vill se både handlingen och påteckningen på sitt eget språk. I det andra görs först en notariellt bestyrkt översättning och apostillen sätts på det bestyrkandet; den vägen gäller när mållandet vill se en översättning som är framställd i Türkiye och försedd med bestyrkande.

Vissa länder ställer som villkor att översättningen görs på deras eget territorium av en översättare som de själva har bemyndigat. Då hämtas apostillen i Türkiye enbart till originalhandlingen och översättningen görs i mållandet. I länder som Tyskland, Frankrike och Spanien, som har en egen ordning med statligt bemyndigade översättare, är den möjligheten större. Skillnaderna mellan ländernas ordningar har vi samlat i landguiden.

Vilken myndighet utfärdar apostillen?

I Türkiye är behörigheten att utfärda apostille inte samlad på ett ställe; olika myndigheter är behöriga beroende på handlingens typ. För administrativa handlingar ansvarar de turkiska provins- och distriktsförvaltningarna, och för rättsliga handlingar de turkiska rättskommissionerna på de orter där det finns en domstol för grova brott. Att gå till fel myndighet betyder ett dröjsmål som kan vara i flera dagar.

Handlingstyp	Klass	Behörig myndighet
Turkiskt befolkningsregisterutdrag, födelse- och vigselbevis	Administrativ	Den turkiska provins- eller distriktsförvaltningen
Examensbevis och betygsutskrift	Administrativ	Den turkiska provins- eller distriktsförvaltningen
Domstolsavgörande, straffregisterutdrag	Rättslig	Den turkiska rättskommissionen
Notariellt bestyrkt fullmakt eller översättning	Rättslig	Den turkiska rättskommissionen
Handlingar från det turkiska handelsregistret	Administrativ	Den turkiska provins- eller distriktsförvaltningen

Som regel hämtas apostillen från den behöriga myndigheten i den provins där handlingen utfärdades. I ett ärende med handlingar som är utfärdade i olika städer sköts därför apostilleärendena i flera provinser. Vilka städer vi arbetar i ser du på provinssidan.

Länder som står utanför apostillesystemet

Är mållandet inte anslutet till konventionen fyller apostillen ingen funktion; i stället används bestyrkandekedjan. Kedjan består typiskt av notariellt bestyrkande, därefter bestyrkande av det berörda ministeriet och slutligen bestyrkande av mållandets beskickning i Türkiye. Kedjan tar längre tid och beror på beskickningens egen tidsbok.

Anslutningsläget är inte fast: många länder har anslutit sig under de senaste åren, och för några är tillämpningen i en övergångsfas. Därför behöver mållandets aktuella läge bekräftas mot konventionens officiella lista över anslutna parter innan ärendet startar. Vi lämnar alltid den påminnelsen tillsammans med uppgifterna på våra landsidor.

Kvalitetssäkring: påteckningen är också en översättning

Apostillepåteckningen består av numrerade standardfält, och fältens rubriker är fastställda i konventionstexten. När påteckningen översätts måste standardstrukturen bevaras, fältnumren stå kvar på sin plats och namnet på den utfärdande myndigheten föras över i sin officiella skrivning. En fri översättning kan leda till att påteckningen inte känns igen hos mottagarmyndigheten.

Den andra kontrollpunkten är att förbindelsen mellan handlingen och påteckningen bevaras fysiskt. Sidorna i den apostillerade handlingen får inte skiljas åt och inget ytterligare får göras på den. Ska översättningen fogas till handlingen i efterhand måste det tydligt framgå vilket exemplar den är kopplad till.

Vad styrker apostillen inte?

De flesta felaktiga förväntningarna på apostillen kommer av att dess räckvidd överdrivs. Apostillen säger ingenting om att handlingens innehåll är riktigt. Att ett examensbevis har apostille betyder inte heller att beviset kommer att gälla i mållandet; erkännande av likvärdighet och erkännande är en helt egen process som drivs av en annan myndighet.

På samma sätt ger apostillen ingen garanti för att översättningen är riktig. En apostille som sätts på en notariellt bestyrkt översättning styrker bara behörigheten hos notarius publicus. Ansvaret för översättningens kvalitet ligger fortfarande hos översättaren. Att veta att de tre lagren (innehåll, översättning, behörighet) bär var sitt ansvar gör att du i förväg ser var ärendet kan fastna.

Den tredje felaktiga förväntningen gäller farten. Apostillen kortar bestyrkandekedjan men nollställer inte processen; att skaffa handlingen, att översätta den och vid behov förhandsgodkännandet tar fortfarande sin tid. Den långsammaste länken i kedjan är oftast inte apostillen utan att få ut handlingen från myndigheten.

Utländska handlingar som ska användas i Türkiye

Processen fungerar också i motsatt riktning. För att en handling som är utfärdad utomlands ska kunna användas i Türkiye förväntas den ha fått apostille i sitt eget land. Notarius publicus eller provinsförvaltningen i Türkiye bestyrker inte en utländsk myndighets behörighet; därför skapas kedjans första länk alltid i det land där handlingen utfärdades.

När den apostillerade utländska handlingen har nått Türkiye översätts både handlingen och påteckningen till turkiska, och vid behov får översättningen notariellt bestyrkande. Ett vanligt fel är att bara handlingen översätts medan apostillepåteckningen lämnas oöversatt; då kan ärendet räknas som ofullständigt.

Är mållandet inte anslutet till konventionen används bestyrkandekedjan även för en handling som ska föras in i Türkiye: godkännande av behörig myndighet i handlingens eget land och därefter bestyrkande av Türkiyes beskickning i det landet. Eftersom den vägen tar längre tid bör den startas innan resplanen läggs.

Det andra vanliga problemet med utländska handlingar är att handlingen saknar en motsvarighet i Türkiye. En registerform som är särskild för ett annat land kan bära ett handlingsnamn som inte har någon exakt motsvarighet på turkiska. Rätt metod i sådana lägen är att återge namnet beskrivande och också behålla namnet på källspråket i översättningen; att para ihop det med ett lokalt handlingsnamn skapar ett påstående om en likvärdighet som inte finns.

Vad bestämmer priset?

Den officiella posten för själva apostillen och priset för översättningstjänsten bör hållas isär. På översättningssidan bestäms kostnaden av sidantal, språkpar och hur tekniskt tät handlingen är. På processidan är det inte antalet handlingar som avgör arbetsbördan utan hur många olika myndigheter ärendet ska passera.

Medan ett enda examensbevis klarar sig med ett enda besök hos den turkiska provinsförvaltningen kräver ett ärende med fem handlingar utfärdade i tre städer betydligt mer samordning. Därför går det inte att lämna en offert i apostilleärenden utan att ha sett handlingslistan. Post för post vad som ingår i priset förklarar vi på prissidan.

Situationer som ofta uppstår

• Rättelse efter apostillen. Den minsta ändring i handlingen efter att påteckningen har hämtats gör apostillen verkningslös; processen börjar om från början.
• Handlingar med e-signatur. För vissa elektroniskt framställda handlingar fungerar apostilleprocessen annorlunda. Har handlingen en verifieringsadress med QR-kod bör du i förväg fråga om mottagarmyndigheten godtar den.
• Flerspråkiga standardhandlingar. Vissa befolkningshandlingar kan utfärdas flerspråkigt, och då begärs kanske ingen separat översättning; kravet på apostille faller dock inte bort.
• Tidsgräns. Apostillen har i sig ingen giltighetstid, men handlingen under den kan ha det. Myndigheterna ser oftast på handlingens datum, inte på påteckningens.

När du skickar in din handlingslista via offertformuläret tar vi i förväg fram vilken myndighet som är behörig för varje handling och vilken ordning som ska följas, och delar det med dig.

Beskrivningen nedan sammanfattar den typiska tillämpningen; myndigheternas praxis kan variera. Innan du bestämmer dig är det bra att se myndighetens egen publikation.