Notariellt bestyrkt översättning

Därför är det notariella bestyrkandet ingen kvalitetsstämpel utan en identitetsstämpel. Ansvaret för att översättningen är riktig ligger hos översättaren; notarius publicus dokumenterar bara vem ansvaret tillhör. Det är också skälet till att myndigheterna begär bestyrkande: vid en tvist ska det inte vara oklart vem motparten är.

För vilka handlingar begärs notariellt bestyrkande?

Huvudregeln är denna: ger handlingen upphov till en rättighet, styrker den en status eller lägger den en skyldighet på någon, tenderar myndigheterna att begära notariellt bestyrkande. I texter i informationssyfte, i marknadsmaterial och i intern korrespondens begärs bestyrkande oftast inte.

Handlingsgrupp	Exempel	Behov av bestyrkande
Handlingar om personstatus	Turkiskt befolkningsregisterutdrag, födelse- och vigselbevis, utdrag med händelser	Nästan alltid
Utbildningshandlingar	Examensbevis, betygsutskrift, studieintyg	Varierar mellan myndigheter; vanligt vid ansökan om erkännande av likvärdighet
Kommersiella handlingar	Namnteckningscirkulär, verksamhetsbevis, bolagsordning, fullmakt	Nästan alltid
Rättsliga handlingar	Domstolsavgörande, straffregisterutdrag, stämningsansökan	Nästan alltid
Tekniska texter och marknadstexter	Bruksanvisning, katalog, webbplatstext	Behövs oftast inte

Raden ”varierar mellan myndigheter” i tabellen är den plats där mest tid går förlorad. Samma examensbevis godtas hos ett universitet med enbart en bestyrkt översättning, medan en annan myndighet inte tar upp det utan notariellt bestyrkande. Detaljerna handling för handling samlar vi i vår handlingsguide.

Hur byggs kedjan?

En notariellt bestyrkt översättning är en fysisk kedja som vilar på underskrift för hand, och saknas en av länkarna brister kedjan. Ordningen är denna: en giltig originalhandling, en trogen översättning av den, översättarens underskrift och stämpel och därefter bestyrkandet hos notarius publicus. Varje länk förutsätter den föregående; att gå tillbaka och rätta i efterhand går oftast inte.

I praktiken förväntas originalet eller en bestyrkt kopia visas upp hos notarius publicus. Översättaren upprättar översättningen med originalhandlingen som referens, och kontoret registrerar översättningen tillsammans med dess underlag. I uppdrag som drivs utifrån en digitalt skickad skanning behöver därför originalet finnas till hands vid leveransen.

Processens steg

1. Originalet eller en bestyrkt kopia av handlingen skaffas fram; saknade sidor, oläsliga stämplar och raderingar kontrolleras.
2. Mottagarmyndighetens krav klarläggs: behövs bara översättning, notariellt bestyrkande eller apostille ovanpå det.
3. Översättningen görs av en översättare som passar handlingstypen och genomgår en andra genomläsning.
4. Översättaren undertecknar och stämplar översättningen; försäkringstexten fogas till översättningen.
5. Ärendet lämnas till notarius publicus, som bestyrker översättarens underskrift efter jämförelse med uppgiften i registret.
6. Det bestyrkta exemplaret lämnas ut. Ska handlingen användas utomlands går ärendet vidare till apostillesteget.

Vad inriktas kvalitetssäkringen på?

Checklistan för en översättning som ska till notariellt bestyrkande skiljer sig helt från den för en litterär text. Prioriteringsordningen är denna: siffror, datum, egennamn, handlingsnummer, fullständig beskrivning av stämpel- och signaturfälten samt bevarad sidlayout. När dag och månad kastas om i ett datum blir följden långt tyngre än ett stilfel.

Det andra fokuset är de inslag i handlingen som finns där men inte är text. Stämplar, hologram, streckkoder och handskrivna anteckningar visas i översättningen genom att förklaras inom hakparentes. Utelämnas de uppstår intrycket att översättningen inte helt motsvarar originalhandlingen.

Varför är det så viktigt att originalet visas upp?

Det som skapar mest diskussion kring notariellt bestyrkta översättningar är vilken handling översättningen vilar på. Myndigheterna skiljer mellan tre lägen: en handling vars original har visats upp, en kopia som har bestyrkts överensstämma med originalet och en vanlig fotokopia. De tre väger inte lika tungt i ett officiellt ärende, och vilken av dem som räcker bestäms av den myndighet som ska ta emot handlingen.

Det vanligaste problemet i praktiken är detta: den sökande skickar en skanning av sin handling, översättningen blir klar och i bestyrkandesteget visar det sig att även originalet måste visas upp. Ligger handlingen i en annan stad eller utomlands står ärendet stilla i flera dagar. Därför bör frågan om var originalet finns och när det är tillgängligt ställas redan i början, även i uppdrag som startar med en skanning.

Vissa handlingar framställs elektroniskt och verifieras med QR-kod. I dem fungerar begreppet ”original” annorlunda; utskriften av handlingen har betydelse tillsammans med adressen för verifiering på nätet. I sådana handlingar är det viktigt att även verifieringsuppgiften förs över till översättningen, så att mottagarmyndigheten kan bekräfta handlingen.

Hur hålls översättningen ihop i handlingar med många sidor?

I ett befolkningsregisterutdrag på en sida uppstår inga problem, men i en bolagsordning på tjugo sidor eller i en betygsutskrift över många terminer är sidornas sammanhållning en fråga i sig. Att översättningens sidor lämnas utan att vara sammanfogade kan vara ett skäl till avslag hos myndigheter som kräver sammanhållning. Att sidnumreringen stämmer med källans är en lika stark förväntan.

Den andra frågan är kopplingen mellan originalhandlingen och översättningen. Myndigheten måste utan tvekan kunna se vilken översättning som hör till vilken handling. Därför sätts översättningen samman till en enda akt tillsammans med den handling den vilar på. Att lägga till eller ta bort sidor i efterhand gör bestyrkandets giltighet omtvistad.

En tredje fråga i långa handlingar är tabell- och schemaytorna. I betygsutskrifter och finansiella rapporter går bevarad kolumnstruktur före översättningens läsbarhet; handläggaren jämför rad för rad. En översättning där kolumner har bytt plats eller rader har slagits ihop försvårar granskningen även om uppgifterna är riktiga, och den förlänger handläggningstiden för ärendet.

Hur uppstår avgiften?

I en notariellt bestyrkt översättning finns två skilda poster som inte bör blandas ihop. Den första är priset för översättningstjänsten; det varierar med volym, språkpar och handlingstyp. Den andra är avgiften hos notarius publicus, och den posten är inget pris som byrån sätter. Avgifterna följer en officiell taxa och är desamma i hela Türkiye.

Att leta efter ”billigaste notarius publicus” är därför meningslöst; det finns ingen skillnad i taxa mellan kontoren. Det enda som gör skillnad är omfattningen på översättningssidan. Hur översättningsposten räknas ut hittar du på prissidan, och de städer där du kan få ärendet utfört på provinssidan.

Situationer som ofta uppstår

• Apostillen hämtas i fel ordning. I vissa fall ska apostillen sättas på originalhandlingen, i andra på den notariellt bestyrkta översättningen. Är ordningen fel görs åtgärden om från början.
• Handling som är utfärdad utomlands. För att en handling som en utländsk myndighet har utfärdat ska kunna användas i Türkiye förväntas den vara bestyrkt i sitt eget land. En notarius publicus i Türkiye bestyrker inte den utländska myndighetens behörighet.
• Samma handling lämnas till flera myndigheter. Det bestyrkta exemplaret stannar hos myndigheten. Ska du ansöka hos tre myndigheter går det snabbare att beställa tre exemplar från början än att göra om åtgärden senare.
• Byte av översättare. Bestyrkandet hänger på den översättare som har skrivit under. Även den minsta rättelse i texten i efterhand gör bestyrkandet ogiltigt och processen körs om.

Vill du se i förväg vilka steg ditt ärende ska passera, skicka handlingarna via offertformuläret, så delar vi steglistan och antalet exemplar som behövs skriftligt.

Innehållet ger den allmänna ramen; detaljerna kan skilja sig åt från ärende till ärende. Det är klokt att kontrollera de aktuella villkoren hos en officiell källa.